Quando viu já estava na hora de começar a pensar nas comemorações da formatura, para celebrar esses anos felizes, de muita dedicação, muitas vezes difíceis, suados, mas que contribuíram para a realização de um sonho.
O que fazer?
O primeiro passo é eleger uma COMISSÃO DE FORMATURA. Essa Comissão é formada pela ASSOCIAÇÃO DE FORMANDOS e pela COMISSÃO ORGANIZADORA. Essa ultima irá representar a turma junto à Reitoria ou direção das Instituições de Ensino, tendo um papel decisivo na elaboração de tudo o que envolverá os eventos relacionados ao evento. Escolher quem fará parte dessa equipe é um dos segredos para o sucesso da formatura. É preciso que os participantes e candidatos aos cargos estejam engajados com a causa e busquem a melhor solução para todos. Deixem de lado os favoritismos, as amizades e considerem os itens que são essenciais para o bom andamento das atividades. Espírito de equipe, solidariedade, perseverança, criatividade, responsabilidade e comprometimento.
Quando mais cedo a Comissão de Formatura for formada, melhor. Vocês podem começar as pesquisas a partir do segundo ano. No terceiro ano, ou 5º. período é chegado o momento de estruturar a Comissão Organizadora, elegendo os responsáveis por cada função: Presidente, vice-presidente,1º. secretário, 2º. Secretário, diretoria financeira, diretoria de eventos. Esses membros devem ser escolhidos em Assembleia para representar a associação perante os meios legais.
Definida a equipe e a função de cada um, é hora de se elaborar o ESTATUTO o qual regulamentará e dará suporte jurídico a todas as ações (movimentações de conta, livro caixa, reprovação, desistência, penalidades, ajustes, etc) dos componentes da Comissão e das competências dos cargos. O ideal é sempre fazer REGISTRO EM CARTÓRIO, registro este que dará legitimidade às decisões tomadas em Assembléia.
O próximo passo será a abertura da CONTA CORRENTE conjunta composta por dois integrantes da Comissão Organizadora, que terão a responsabilidade de gerir e controlar os gastos com o evento em si.
O próximo passo será a conciliação dos interesses entre os integrantes da turma de formandos, o que ajudará a definir o tipo de festa que se pretende oferecer, para em seguida partir para a parte prática, pesquisando os melhores fornecedores, local para realização do evento, buffet, bebidas, fotografia, filmagem, bandas… O ideal é que se procure uma empresa especializada na organização de eventos sociais, para juntos definirem o que melhor atende aos anseios da turma na realização de seu sonho.
Uma dica valiosa: fechem o contrato com a empresa organizadora de eventos com no mínimo, 01 ano de antecedência, para que todas as medidas sejam tomadas de forma tranquila e eficiente.
É fundamental transparência e clareza de informações, em todos os processos. Aconselhamos que os contratos sejam supervisionados pelos organizadores do evento (Produtor do Evento), mas que sejam assinados diretamente entre a Comissão de Formatura e os fornecedores escolhidos.
Cada passo, cada escolha, cada definição deve ser discutida e votada em reunião com todos os formandos pertencentes à associação.
Pesquisem preços, mas, sobretudo, fiquem atentos à qualidade, pois quanto mais completo for o serviço, melhor.
Lembrem-se, este momento é único e merece ser celebrado com toda a pompa. Sucesso!
